code of conduct

Astra Sweets N.V. steht für ein qualitativ hochwertiges Produkt, das unter optimalen Arbeitsbedingungen hergestellt wird. Wir legen großen Wert auf Innovation, Sicherheit, Umwelt, Qualität und Kundenorientierung, sodass wir unseren Konsumenten hochwertige Süßwaren anbieten können. All dies verwirklichen wir mit Respekt für unsere Mitarbeiter sowie für die Gesellschaft, in der wir tätig sind.

Ziel der globalen Unternehmensprinzipien

Astra Sweets und alle seine Mitarbeiter vertreten diese globalen Unternehmensprinzipien, um ein vollwertiges Lebensmittelproduktionsunternehmen zu sein. Die globalen Unternehmensprinzipien, die auf den Werten und Normen von Astra basieren, machen wir der Öffentlichkeit, einschließlich unserer Konsumenten und Lieferanten, bekannt. Dabei achten wir stets auf den Respekt gegenüber unseren Mitarbeitern und nutzen diese Prinzipien, um eine faire und korrekte Behandlung aller unserer Mitarbeiter zu fördern.
Wir verlangen außerdem, dass auch unsere Tochtergesellschaften nach diesen Unternehmensprinzipien handeln.
Dies tun wir, weil Astra Sweets die Verantwortung für die festgelegten Prinzipien trägt und sie konsequent anwendet, um unsere Leistungen kontinuierlich zu bewerten und weiterzuentwickeln, sodass wir stetige Verbesserung gewährleisten können..

Geltungsbereich

Astra Sweets wendet die globalen Unternehmensprinzipien, die an den ETI Code (Ethical Trading Initiative) angepasst sind, auf alle Standorte und Mitarbeiter sowie auf verbundene Unternehmen weltweit an.

Astra Sweets & seine Prinzipien

Astra Sweets wendet stets die Gesetze und Vorschriften in jedem Land an, in dem das Unternehmen tätig ist. Falls keine spezifischen Gesetze vorhanden sind, wird Astra Sweets die festgelegten Unternehmensprinzipien anwenden, wie in diesem Dokument beschrieben.

1. Arbeitsbedingungen

• Astra Sweets respektiert die lokalen Arbeitsgesetze in allen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist. Es stellt sicher, dass auch alle Lieferanten und anderen Geschäftspartner, mit denen es zusammenarbeitet, diese Gesetze einhalten.
• Astra Sweets beschäftigt keine Mitarbeiter unter 16 Jahren. Falls das nationale Recht ein höheres Mindestalter vorschreibt, wird Astra Sweets diese Anforderung einhalten und ebenfalls ein höheres Mindestalter anwenden. Falls die nationale Gesetzgebung ein Mindestalter von 15 Jahren oder jünger zulässt, gilt dennoch die Mindestgrenze von 16 Jahren. Jugendliche unter 18 Jahren werden nicht für Nachtarbeit eingesetzt.
• Astra Sweets fördert eine vielfältige und inklusive Belegschaft. Die Mitarbeiter werden auf Grundlage ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten bewertet, sodass jeder die Möglichkeit hat, eingestellt und befördert zu werden. Darüber hinaus verfolgt Astra Sweets eine aktive Politik, die illegale Diskriminierung, einschließlich Mobbing, verbietet und klare Meldeverfahren für solche Vorfälle vorsieht.
• Astra Sweets toleriert keine Form von physischer oder sexueller Belästigung/Misshandlung ihrer Mitarbeiter.
• Bei Astra Sweets respektieren wir die Vereinigungsfreiheit, sodass jeder Mitarbeiter das Recht hat, einer gesetzlich zugelassenen Organisation beizutreten. Dabei achten wir auch die Rechte aller Sozialpartner.
• Arbeitszeiten pro Tag und Woche sowie Mindestlöhne werden gemäß den lokalen Gesetzen eingehalten. Die Mitarbeiter von Astra Sweets arbeiten gemäß den gesetzlichen Tages- und Wochenregelungen mit ausreichenden Pausen. Sie arbeiten nicht länger als die gesetzlich erlaubten Grenzen und vorgesehenen Überstundenregelungen. Eine ausreichende Erholung bedeutet mindestens einen Ruhetag pro Woche.
• Astra Sweets setzt alle möglichen Maßnahmen ein, um jedem Mitarbeiter eine angemessene berufliche Ausbildung zu ermöglichen.
• Alle internen Mitteilungen bei Astra Sweets erfolgen in der Hauptsprache Niederländisch. Wo nötig, werden Übersetzungen für nicht niederländischsprachige Mitarbeiter bereitgestellt. Astra Sweets trifft die notwendigen Maßnahmen, um alle Mitteilungen und unsere globalen Unternehmensprinzipien so zugänglich wie möglich zu machen, damit alle Mitarbeiter darüber informiert sind.
• Astra Sweets engagiert sich für eine präzise und wahrheitsgetreue Berichterstattung in all seinen Tätigkeiten, einschließlich der Finanzberichterstattung. Astra Sweets arbeitet vollständig mit seinen Prüfern zusammen und verheimlicht keine Informationen.

2. Sicherheit & Wohlbefinden am Arbeitsplatz

• Sicherheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz sind ein integraler Bestandteil aller Geschäftsaktivitäten bei Astra Sweets.
• Astra Sweets hält alle lokalen und nationalen Sicherheitsvorschriften ein.
• Jeder Produktionsstandort von Astra Sweets verfügt über einen engagierten und ausgebildeten Sicherheitsbeauftragten, der dem Betriebsleiter des Standorts unterstellt ist.
• Alle Produktionsstandorte von Astra Sweets entwickeln die Kapazität, betriebsärztliche Betreuung entweder intern oder extern bereitzustellen.
• Mitarbeiter und externe Personen am Arbeitsplatz können sich bei Fragen oder Anliegen zum Thema Wohlbefinden an Vertrauenspersonen oder die HR-Abteilung wenden. Die Kontaktdaten der Vertrauenspersonen und HR-Mitarbeiter sind an mehreren leicht zugänglichen Orten am Arbeitsplatz angebracht.
• Alle Astra-Sweets-Einrichtungen setzen sich voll dafür ein, die Arbeitsplätze so sicher wie möglich zu gestalten. Die Sicherheit unserer Mitarbeiter und unserer Produkte steht stets an erster Stelle! Daher gibt es ausreichend Trinkmöglichkeiten, hygienische Toiletten, ausreichende Belüftung, Notausgänge, notwendige Sicherheitsvorkehrungen, Erste-Hilfe-Ausrüstung und geeignete Arbeitsplätze.
• Mitarbeiter erhalten regelmäßig Schulungen zu Sicherheit und Wohlbefinden im Allgemeinen sowie spezifische Schulungen zu aktuellen Themen.
• Alle Astra-Standorte und -Einrichtungen müssen über einen Notfallplan zur Bewältigung von Krisensituationen verfügen, einschließlich Unfälle, Naturkatastrophen oder Straftaten.
• Astra Sweets sowie die verbundenen Unternehmen verfügen über Notfallpläne für Evakuierungen, Leckagen und Naturkatastrophen.
• Krisenpläne und Notfallpläne werden dokumentiert, getestet und regelmäßig aktualisiert. Alle Listen mit Hauptverantwortlichen und deren Zuständigkeiten müssen stets auf dem neuesten Stand sein und leicht zugänglich sein. Alle Notfallhinweise und -pläne werden so klar wie möglich dargestellt.

3. Ethische Prinzipien

• Astra Sweets hat seinen Hauptsitz in Belgien, agiert jedoch weltweit. Das Unternehmen respektiert daher die geltenden Gesetze in allen Ländern, in denen es tätig ist.
• Alle Stakeholder unseres Unternehmens behandeln wir mit Respekt und Würde, und
• Astra Sweets konkurriert auf faire und angemessene Weise und hält sich an die Regeln. Unsere Mitarbeiter dürfen sich nicht von geschäftlichen Zielen leiten lassen, die zu Verstößen gegen die Regeln des fairen Wettbewerbs führen. Daher: Wir zahlen keine Bestechungsgelder an Privatpersonen oder Regierungsbeamte, wir verwenden keine vertraulichen Informationen anderer, um uns einen unzulässigen Vorteil zu verschaffen, wir täuschen niemanden und bringen keine Wettbewerber in Verruf. Von Drittparteien, die im Namen von Astra Sweets handeln, erwarten wir dasselbe und legen ihnen daher dieselben Standards auf wie unseren eigenen Mitarbeitern.
• Astra Sweets und seine Mitarbeiter vermeiden Interessenkonflikte. Mitarbeiter müssen potenzielle Unvereinbarkeiten vermeiden, wie z. B. familiäre oder persönliche Verbindungen zu Lieferanten oder Wettbewerbern. Mitarbeiter von Astra Sweets dürfen keine Aktivitäten ausüben, die ihnen oder anderen einen persönlichen Vorteil aus vertraulichen Informationen über Astra Sweets verschaffen.
• Mitarbeiter dürfen weder finanzielle Vorteile noch andere Geschenke von Lieferanten oder Kunden annehmen oder anbieten, um sich daraus einen Vorteil oder eine bevorzugte Behandlung zu sichern. Falls Mitarbeiter solche Geschenke erhalten, mit Ausnahme von üblichen Geschäftsgeschenken von geringem Wert, müssen sie dies ihrem zuständigen DC-Mitglied oder dem Plant Manager melden.
• Mitarbeiter in Positionen mit einem höheren Risiko im Bereich der ethischen Entscheidungsfindung, wie oben beschrieben, werden speziell geschult, um mit solchen Risiken umzugehen.
• Alle Mitarbeiter können sich an ihr zuständiges DC-Mitglied oder den Plant Manager wenden, um eine Meldung über Praktiken zu machen, die gegen die oben genannten ethischen Prinzipien verstoßen, ohne Angst vor Sanktionen haben zu müssen. Alle Mitarbeiter werden darüber bereits bei ihrer Einführung informiert, und die Kontaktdaten der zuständigen Person sind an den Schwarzen Brettern sowie im Intranet verfügbar.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, eine anonyme Meldung über verschiedene Kanäle im Rahmen der europäischen Whistleblower-Richtlinie abzugeben, die seit dem 15.01.2023 in Kraft ist. Die Richtlinie zu internen und externen Meldungen sowie die damit verbundenen Schutzmaßnahmen und das Verfahren zur Nachverfolgung sind in Anhang 1 („Policy Whistleblower“) dieses Dokuments zu finden.

Gesellschaft & Umwelt

• Astra Sweets verpflichtet sich zu Integrität und Genauigkeit in der Kommunikation mit Mitarbeitern und der Öffentlichkeit. Mitarbeiter dürfen keine bewusst falschen oder irreführenden Erklärungen gegenüber den Medien oder in öffentlichen Foren abgeben. Die Kommunikation mit den Medien oder der Finanzgemeinschaft ist der dafür innerhalb von Astra Sweets bestimmten Person vorbehalten.
• Hinsichtlich des Umweltschutzes ist die Einhaltung aller gesetzlichen und sonstigen Umweltauflagen eine Mindestanforderung. Darüber hinaus verpflichten wir uns zur Vermeidung von Umweltverschmutzung und zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Umweltleistung.
• Bei der Geschäftstätigkeit werden nach Möglichkeit die besten technisch und wirtschaftlich vertretbaren Maßnahmen ergriffen, um den Einsatz von Rohstoffen und Energie zu optimieren und mögliche negative Umweltauswirkungen zu minimieren.
• Umweltpläne werden erstellt und kontinuierlich an neue Entwicklungen, Chancen und Abweichungen angepasst. Die Untersuchung von Umweltvorfällen ist ein fester Bestandteil dieses Prozesses.
• Mitarbeiter werden geschult, damit sie ihre Rolle im Umweltmanagement und in der Prozessverbesserung verstehen, um Umweltschäden zu vermeiden. Wichtige Verantwortlichkeiten werden ausgebildeten Mitarbeitern zugewiesen.

4. Kontrolle & Einhaltung der Prinzipien

• Im Rahmen der Umsetzung der globalen Astra-Prinzipien werden diese Prinzipien in die Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Aktivitäten von Astra Sweets und ihren verbundenen Unternehmen integriert. Alle mit Astra verbundenen Unternehmen sowie das Management und sämtliche Mitarbeiter erklären hiermit, dass sie sich an die Unternehmensrichtlinien und die festgelegten Verfahren halten. Falls Astra eine Überprüfung anordnet, müssen sich alle Beteiligten dieser unterziehen.
• Astra Sweets fördert eine Unternehmenskultur, in der sich Mitarbeiter für ethisches Verhalten engagieren. Sie werden ermutigt, unethisches Verhalten zu melden, und Astra Sweets schützt Mitarbeiter, die solche Meldungen vornehmen, vor Repressalien.
• Dieser Ethikkodex soll den Mitarbeitern als Leitfaden dienen, wie sie miteinander sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern umgehen.
• Falls Astra Sweets von Handlungen oder Umständen erfährt, die gegen diese globalen Unternehmensprinzipien verstoßen, werden diese eingehend geprüft und das Management von Astra wird geeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen.

5. Erwartungen von Astra Sweets gegenüber Kunden und Lieferanten

Von allen Kunden und Lieferanten wird erwartet, dass sie neben der Kenntnisnahme des Astra-Verhaltenskodex auch die 10 Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen anerkennen.
Die 10 Prinzipien des UN Global Compact :

Menschenrechte

• Prinzip 1: Unternehmen sollen die international anerkannten Menschenrechte respektieren und innerhalb ihres Einflussbereichs achten
• Prinzip 2: Unternehmen sollen sicherstellen, dass sie nicht an Menschenrechtsverletzungen beteiligt sind

Arbeitsbedingungen

• Prinzip 3: Unternehmen sollen die Vereinigungsfreiheit achten und das Recht auf Kollektivverhandlungen anerkennen
• Prinzip 4: Unternehmen sollen jede Form von Zwangs- und Pflichtarbeit beseitigen
• Prinzip 5: Unternehmen sollen die Abschaffung von Kinderarbeit unterstützen
• Prinzip 6: Unternehmen sollen Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf bekämpfen

Umwelt

• Prinzip 7: Unternehmen sollen einen vorsorgenden Ansatz im Umgang mit Umweltproblemen verfolgen
• Prinzip 8: Unternehmen sollen Initiativen zur Förderung eines stärkeren Umweltbewusstseins ergreifen
• Prinzip 9: Unternehmen sollen die Entwicklung und Verbreitung umweltfreundlicher Technologien unterstützen

Korruptionsbekämpfung

• Prinzip 10: Unternehmen sollen gegen jede Form von Korruption, einschließlich Erpressung und Bestechung, vorgehen

1. Anhang 1 : Whistleblower-Policy

Einleitung

Dieses Dokument beschreibt die Richtlinien und das Verfahren zur Meldung von Integritätsverstößen innerhalb der gesamten Astra Sweets Gruppe und ist ein Anhang des „Code of Conduct – Globale Unternehmensprinzipien (BEL-C-01/0002)“, mit dem Astra Sweets eine offene und integre Unternehmenskultur anstrebt.

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, wurde in belgisches Recht durch das Gesetz vom 28. November 2022 über den Schutz von Hinweisgebern umgesetzt, die Verstöße gegen das Unionsrecht oder nationales Recht innerhalb einer juristischen Einheit im privaten Sektor melden.

Die belgische Gesetzgebung schreibt vor, dass jedes Unternehmen des privaten Sektors mit mindestens 50 Arbeitnehmern unter anderem ein internes Meldesystem für sogenannte „Whistleblower“ einrichten und sicherstellen muss, dass diese unter Strafandrohung vor Repressalien geschützt werden.
Zu diesem Zweck richtet Astra Sweets einen internen Meldekanal über den HR Director ein, der für den Empfang und die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist.

Das hier beschriebene Verfahren für interne Meldungen und deren Nachverfolgung wurde nach Konsultation und in Abstimmung mit den Sozialpartnern entwickelt.
Zusätzlich zu diesem internen Meldekanal kann der Hinweisgeber auch eine externe Meldung bei den zuständigen Behörden oder eine öffentliche Offenlegung vornehmen. Beide Kanäle werden ebenfalls unten erläutert.

Wer kann eine Meldung machen?

Jede Person, die bei Astra Sweets tätig ist oder war oder in irgendeiner Form für das Unternehmen gearbeitet hat, kann eine Meldung machen und den gesetzlichen Schutz in Anspruch nehmen. Dazu gehören: Arbeitnehmer, Selbstständige, Zeit Arbeitskräfte oder Berater, Vorstandsmitglieder und Führungskräfte, freiwillige, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, und jede Person, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern oder Lieferanten von Astra Sweets arbeitet.

Auch Personen, deren Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat (z. B. wenn Informationen über Verstöße während des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlungen erlangt wurden), können eine Meldung machen.

Was kann gemeldet werden?

Die Meldung bezieht sich auf Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, zu tatsächlichen oder möglichen Verstößen, die entweder bereits stattgefunden haben oder sehr wahrscheinlich auftreten werden, sowie auf Versuche, solche Verstöße zu vertuschen.

1) Verstöße, die sich auf folgende Bereiche beziehen:
– Öffentliche Auftragsvergabe;
– Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
– Produktsicherheit und Produktkonformität;
– Transportsicherheit;
– Umweltschutz;
– Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
– Sicherheit von Lebensmitteln und Futtermitteln, Tiergesundheit und Tierschutz;
– Öffentliche Gesundheit;
– Verbraucherschutz;
– Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten;
– Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen;
– Bekämpfung von Steuerbetrug;
– Bekämpfung von Sozialbetrug.

2) Verstöße, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union gemäß Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union beeinträchtigen, wie in den einschlägigen Maßnahmen der Union und gegebenenfalls in den nationalen Durchführungsbestimmungen näher erläutert;

3) Verstöße im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt gemäß Artikel 26 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, einschließlich Verstöße gegen die Wettbewerbsregeln und staatliche Beihilfen der Union.

Welchen Schutz genießt der Hinweisgeber?

Die nachfolgend beschriebenen Meldeverfahren sind so organisiert, dass die höchstmögliche Sicherheit gewährleistet wird und die Vertraulichkeit und Geheimhaltung der Identität des Hinweisgebers, der Meldung sowie gegebenenfalls genannter Dritter geschützt bleiben.

1) Der Hinweisgeber ist vor Repressalien, Drohungen und Versuchen von Repressalien geschützt. Im Falle einer anonymen Meldung wird der Schutz gewährt, sobald die Identität bekannt wird.

Verbotene Repressalien:
1. Suspendierung, vorübergehende Dienstfreistellung, Entlassung oder ähnliche Maßnahmen;
2. Degradierung oder Verweigerung einer Beförderung;
3. Änderung der Aufgabenverteilung, Versetzung, Gehaltskürzung oder Änderung der Arbeitszeiten;
4. Vorenthalten von Weiterbildungen;
5. Negative Leistungsbewertung oder negative Arbeitsreferenz;
6. Verhängung oder Anwendung einer Disziplinarmaßnahme, einer Verwarnung oder einer anderen Sanktion, einschließlich einer finanziellen Strafe;
7. Zwang, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung;
8. Diskriminierung, Benachteiligung oder ungleiche Behandlung;
9. Nicht-Umwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag, falls der Arbeitnehmer berechtigterweise erwartet hatte, dass ihm eine unbefristete Stelle angeboten wird;
10. Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags;
11. Schädigung, einschließlich Rufschädigung, insbesondere in sozialen Medien, oder finanzieller Schaden, einschließlich Umsatz- und Einkommenseinbußen;
12. Aufnahme in eine schwarze Liste auf der Grundlage einer informellen oder formellen Vereinbarung innerhalb eines gesamten Sektors oder einer Branche, wodurch die betroffene Person keine Anstellung mehr in diesem Bereich finden kann;
13. Vorzeitige Beendigung oder Kündigung eines Vertrags zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen;
14. Entzug einer Lizenz oder Genehmigung;
15. Psychiatrische oder medizinische Überweisungen.

Falls solche Maßnahmen ergriffen werden, muss Astra Sweets nachweisen können, dass die getroffenen Maßnahmen nicht mit der abgegebenen Meldung in Verbindung stehen.

2) Der Hinweisgeber erhält auch Unterstützungsmaßnahmen über das Föderale Institut für den Schutz und die Förderung der Menschenrechte, darunter technische, psychologische, medienbezogene und soziale Unterstützung, vollständige und unabhängige Informationen und Beratung, die leicht zugänglich und kostenlos sind, Informationen über Verfahren, einschließlich Erinnerungen an seine Rechte im Bereich personenbezogener Daten, Informationen zum Schutz von Whistleblowern und zu den geltenden Verfahren sowie finanzielle Unterstützung für Whistleblower im Rahmen von Gerichtsverfahren.

3) Der Hinweisgeber erhält Schutzmaßnahmen gegen Repressalien, darunter vollständige Haftungsfreistellung für das Melden oder Offenlegen von Informationen, teilweise Haftungsfreistellung für das Beschaffen oder den Zugang zu Informationen sowie das Recht auf Einspruch im Falle von Repressalien.

Personen, die den Hinweisgeber während des Meldeverfahrens aktiv unterstützen (z. B. ein Kollege oder ein Mitglied einer Arbeitnehmerorganisation) oder Familienmitglieder des Hinweisgebers genießen denselben Schutz.

Bedingungen für den Schutz
Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, um diesen Schutz zu genießen::

– Der Hinweisgeber hatte begründeten Anlass zu der Annahme, dass die gemeldeten Informationen über Verstöße zum Zeitpunkt der Meldung zutreffend waren und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen;
Und
– Die Meldung wurde im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung abgegeben.
Jeder Hinweisgeber muss in gutem Glauben handeln. Die bewusste Meldung oder Offenlegung falscher Informationen wird gemäß dem Strafgesetzbuch bestraft.

INTERNE MELDEPROZEDUR
Wie kann eine Meldung gemacht werden?

Die Meldungen müssen so konkret wie möglich beschrieben werden: Wer, was, wo, wann, mit gegebenenfalls Anlagen oder unterstützenden Informationen.

1) Meldungen können über das Formular auf der Code of Conduct-Seite der Astra Sweets-Website erfolgen, abrufbar unter folgendem Link: www.astrasweets.com/code-of-conduct/ . Dies kann auch anonym geschehen.
2) Meldungen können schriftlich per E-Mail an folgende Adresse gesendet werden: privacy@astrasweets.com, die ausschließlich für Mitglieder der HR- oder Qualitätsabteilung von Astra Sweets zugänglich ist.

3) Meldungen können auch mündlich erfolgen, wobei ein Gespräch mit einem Mitglied der Geschäftsleitung oder der HR-Abteilung vereinbart wird.
Der Hinweisgeber kann hierfür eine der folgenden Personen kontaktieren:
HR Director

Nach einem Gespräch mit einer der oben genannten Personen kann mit Zustimmung des Hinweisgebers ein Protokoll erstellt werden, das er/sie überprüfen, korrigieren und zur Genehmigung unterzeichnen kann.

4) Per Post an folgende Adresse:
Astra Sweets
TAV HR director
Bleukenlaan 15
2300 Turnhout

5) Für bei Astra Sweets beschäftigte Mitarbeiter ist es ebenfalls möglich, eine Meldung über das bekannte NCS-Formular abzugeben, das im betrieblichen Verwaltungssystem unter der Dokumentennummer AFP-GUHF-02 zu finden ist. Dieses Formular kann direkt an den Vorgesetzten oder an die HR-Abteilung übergeben werden, es kann jedoch auch anonym in den roten HR-Briefkasten (1. Stock, Bleukenlaan 18) eingeworfen werden.

Beim Melden eines Verstoßes steht es dem Hinweisgeber frei, seine Identität offenzulegen oder anonym zu bleiben.

Empfangsbestätigung

Der Hinweisgeber erhält von der Rechtsabteilung eine Empfangsbestätigung der Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung der Meldung.

Nachverfolgung

Die Nachverfolgung der Meldungen wird von Mitarbeitern der HR-Abteilung, im Folgenden als Meldungsmanager bezeichnet, durchgeführt.

Der Meldungsmanager ist für die Bearbeitung der Meldung sowie für die Kommunikation mit dem Hinweisgeber verantwortlich und kann bei Bedarf zusätzliche

Informationen anfordern.

Die Meldungsmanager prüfen die Richtigkeit der gemeldeten Angaben und ermitteln, ob der gemeldete Verstoß weiterverfolgt werden kann, unter anderem durch Maßnahmen wie eine interne Voruntersuchung, eine umfassende Untersuchung oder rechtliche Schritte.

Der Meldungsmanager ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb einer angemessenen Frist und spätestens innerhalb von maximal 3 Monaten nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung zu geben.

Welche Verantwortung haben die Meldungsmanager?
– Vertrauen ist der zentrale Wert. Um dies zu gewährleisten, unterliegen alle Mitglieder der Personalabteilung einer besonderen Geheimhaltungspflicht im Interesse des Hinweisgebers.
– Die Meldungsmanager sind verpflichtet, die Meldungen zu analysieren und zu untersuchen sowie dem Hinweisgeber innerhalb einer angemessenen Frist eine Rückmeldung zu geben.
– Die Meldungsmanager erstellen einmal jährlich einen anonymen Jahresbericht, der dem Leitungsorgan zu Informationszwecken vorgelegt wird.
– Jede Verarbeitung einer Meldung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unbefugte Personen haben keinen Zugriff auf die Daten.
– Die Meldungsmanager sind verpflichtet, die Meldungen in einem Register zu erfassen. Dieses Register entspricht den Vertraulichkeitsanforderungen, und Meldungen werden nicht länger als für die Untersuchung und die Behebung des Verstoßes erforderlich aufbewahrt.
Die Regierung stellt auch einen externen Meldekanal zur Verfügung. Zudem kann der Hinweisgeber eine Offenlegung vornehmen. Das Verfahren für diese zwei zusätzlichen Meldekanäle wird nachfolgend erläutert.

EXTERNE MELDEPROZEDUR

Was ist eine externe Meldung?

Der Hinweisgeber kann eine Meldung auch bei der Föderalen Ombudsstelle oder bei den zuständigen Behörden, die für die Überwachung der Gesetzgebung verantwortlich sind, zu Verstößen in den oben aufgeführten Bereichen einreichen.

Eine externe Meldung wird in folgenden Fällen empfohlen:
– Wenn es nicht möglich ist, den Verstoß effizient über das interne Meldeverfahren zu beheben; oder
– Wenn der Hinweisgeber der Ansicht ist, dass er durch die interne Meldeprozedur Repressalien ausgesetzt sein könnte; oder
– Wenn das Unionsrecht oder nationales Recht vorschreiben, dass die Meldung bei den zuständigen nationalen Behörden erfolgen muss.

Wie kann eine Meldung erfolgen?
– Über das Meldeformular auf der Website www.federaalombudsman.be
– Per E-mail: integriteit@federaalombudsman.be
– Mündlich, indem der Hinweisgeber einen Termin per E-Mail unter: integriteit@federaalombudsman.be oder telefonisch unter der Nummer 02 289 27 04 Montag bis

Freitag von 9:00 bis 12:30 Uhr und von 13:00 bis 17:00 Uhr) Kontakt aufnimmt).
– Per Post an folgende Adresse:
Centrum Integriteit Federale Ombudsman
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel
Welche Verantwortung hat der Föderale Ombudsman?
– Den Erhalt externer Meldungen sicherstellen und deren Zulässigkeit prüfen;
– Die Meldung an die zuständigen Behörden weiterleiten, sofern sie die in der Gesetzgebung festgelegten Voraussetzungen erfüllt;
– Die Nachverfolgung der externen Meldung gewährleisten, falls keine zuständige Behörde vorhanden ist, und den Kontakt mit dem Hinweisgeber aufrechterhalten, um gegebenenfalls Feedback zu geben oder zusätzliche Informationen anzufordern;
– Den durch das Gesetz vorgesehenen Schutz sicherstellen;
– Dem Hinweisgeber vollständige und unabhängige Informationen über den gesetzlich vorgesehenen Schutz bereitstellen;
– Die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandeln;
– Sicherstellen, dass die Verarbeitung der Meldung im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt;
– Meldungen in einem Register dokumentieren, das den Vertraulichkeitsanforderungen entspricht.

ÖFFENTLICHE OFFENLEGUNG
Was ist eine öffentliche Offenlegung?

Die öffentliche Offenlegung besteht darin, Informationen über den Verstoß für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Spezifische Schutzbedingungen:

Ein Hinweisgeber, der eine öffentliche Offenlegung vornimmt, ist durch das Gesetz geschützt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
– Der Hinweisgeber hat zunächst eine interne und externe Meldung abgegeben oder direkt eine externe Meldung gemäß den oben beschriebenen Bedingungen erstattet, jedoch wurden innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist keine angemessenen Maßnahmen ergriffen;
Oder
– Der Hinweisgeber hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder reale Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte;
Und

Aufgrund der besonderen Umstände des Falles besteht im Falle einer externen Meldung ein Risiko von Repressalien oder die Möglichkeit, dass der Verstoß nicht wirksam behoben werden kann.

Der Schutz gilt nicht, wenn der Hinweisgeber Informationen direkt an die Presse weitergibt, basierend auf spezifischen Bestimmungen, die den Schutz der Meinungs- und Informationsfreiheit regeln.