code of conduct

Astra Sweets N.V. staat voor een kwalitatief product, geproduceerd in optimale werkomstandigheden.We dragen innovatie, veiligheid, milieu, kwaliteit en klantgerichtheid hoog in ons vaandel, waardoor we onze consumenten hoogwaardig snoep kunnen aanbieden. Dit alles realiseren we met respect voor onze medewerkers alsook de maatschappij waarin we vertoeven.

Doel globale bedrijfsprincipes

AstraSweets, en al zijn medewerkers, dragen deze globale bedrijfsprincipes uit om een volwaardig voeding producerend bedrijf te zijn. De globale bedrijfsprincipes, gebaseerd op de Astra-waarden en normen, maken we kenbaar aan het grote publiek, waaronder onze consumenten en leveranciers. Hierbij respecteren we onze medewerkers en gebruiken we deze principes om een eerlijke en correcte behandeling van al onze medewerkers te bevorderen. Hierbij eisen we vanuit Astra Sweets dat ook onze dochterondernemingen handelen volgens de bedrijfsprincipes. Dit alles omdat wij vanuit Astra Sweets verantwoordelijkheid dragen voor onze vooropgestelde principes en deze steeds toepassen om onze prestaties te blijven evalueren en ontwikkelen, zodat we verbetering kunnen blijven garanderen.

Bereik

Astra Sweets laat de globale bedrijfsprincipes, afgestemd op de ETI Code (Ethical Trading Initiative), gelden voor alle vestigingen & medewerkers alsook gelieerde ondernemingen verspreid over de hele wereld.

Astra Sweets & zijn principes

1. Arbeidsvoorwaarden
   • Astra Sweets respecteert de lokale arbeidswetgeving in alle landen waar het activiteiten ontplooit. Het ziet er op toe dat ook al zijn leveranciers en andere partners waarmee het samenwerkt die wetgeving eveneens respecteren.
   • Binnen Astra Sweets worden er geen medewerkers jonger dan 16 jaar in dienst genomen. Als de plaatselijke wetgeving een hogere minimumleeftijd voorschrijft, zal Astra Sweets aan dit voorschrift voldoen en eveneens een hogere minimumleeftijd hanteren.Als de lokale wet een minimumleeftijd van 15 jaar of jonger toestaat, passen we alsnog de minimumleeftijd van 16 jaar toe.Jongeren onder 18 jaar stellen wen niet ’s nachts tewerk.
   • Astra Sweets stimuleert een divers en gevarieerd personeelsbestand. We beoordelen onze medewerkers op basis van hun kennen en kunnen, waardoor iedereen de kans krijgt om in dienst te komen alsook om promotie te maken.Bovendien voeren we een actief beleid dat illegale discriminatie, inclusief pesterijen, verbiedt en de rapportage hieromtrent vastlegt.
   • Astra Sweets tolereert geen enkele vorm van fysieke of seksuele intimidatie/mishandeling van haar medewerkers.
   • Binnen Astra Sweets respecteren we de vrijheid van vereniging waardoor elke medewerker vrij is om zich aan te sluiten bij een wettelijk toegestane organisatie. Hierbij leven we ook de rechten van alle sociale partners na.
   • Arbeidsduur per dag en per week en minimumlonen worden nageleefd op basis van de plaatselijke wetgeving.Medewerkers presteren binnen Astra Sweets volgens de wettelijke dag-en weekregimes met voldoende pauzes. Medewerkers werken niet langer dan de wettelijk toegestane grenzen en wettelijk voorziene overwerk situaties. Voldoende rust houdt in minimum 1 rustdag per week.
   • Binnen Astra Sweets worden alle mogelijke inspanningen geleverd om elke medewerker een gepaste werkopleiding te geven.
   • Alle communicaties binnen Astra Sweets gebeuren inde voertaal Nederlands. Waar nodig voorzien we vertaling voor anderstalige medewerkers. Astra Sweets neemt de gepaste maatregelen om alle communicaties, alsook onze globale bedrijfsprincipes, op een toegankelijke manier te verspreiden zodat alle medewerkers hiervan op de hoogte zijn.
   • Astra Sweets zet zich in voor een nauwkeurige en waarheidsgetrouwe berichtgeving in al haar activiteiten, inclusief de financiële verslaggeving. Astra Sweets verleent zijn volledige medewerking aan zijn auditors en houdt geen informatie voor hen achter.
2. Veiligheid & welzijn op de werkvloer
   • Veiligheid & welzijn op de werkvloer is een integraal deel van alle bedrijfsactiviteiten binnen Astra Sweets.
   • Astra Sweets leeft alle lokale en nationale veiligheidsregelgeving na.
   • Elke productielocatie van Astra Sweets doet beroep op een toegewijde en opgeleide veiligheidsdeskundige die verantwoording aflegt aan de operationele manager van de locatie.
   • Alle productielocaties van Astra Sweets zullen de capaciteit ontwikkelen om, intern of extern, bedrijfsgeneeskundige begeleiding te bieden.
   • Medewerkers en derden op de werkvloer kunnen terecht bij vertrouwenspersonen en bij de HR afdeling wanneer zij vragen of opmerkingen hebben in het kader van hun welzijn op het werk. De contactgegevens van de vertrouwenspersonen en van de HR-medewerkers zijn aangebracht op verschillende makkelijk toegankelijke plaatsen op de werkvloer.
   • Alle faciliteiten van Astra Sweets zetten zich volledig in om de werkplaatsen zo veilig mogelijk te maken. De veiligheid van onze medewerkers en onze producten staan steeds op de eerste plaats! Hierbij zijner voldoende drinkmogelijkheden, hygiënische toiletten, voldoende ventilatie, nooduitgangen, noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen, EHBO-voorzieningen en geschikte werkposten aanwezig.
   • Medewerkers ontvangen regelmatig training op vlak van veiligheid en welzijn in het algemeen, evenals specifieke training over actuele onderwerpen.
   • Alle Astra locaties en faciliteiten moeten beschikken over een plan voor het aanpakken van crisissen waaronder ongevallen, natuurrampen of misdrijven.
   • Astra Sweets, alsook de gelieerde ondernemingen, beschikken over noodplannen voor evacuaties, lozingen en natuurrampen.
   • Crisisplannen en noodplannen worden gedocumenteerd, geoefend en alle lijsten met de hoofdverantwoordelijken en hun verantwoordelijkheden moeten up-to-date en gemakkelijk bereikbaar zijn.Alle noodsignalen en –plannen worden zo duidelijk mogelijk uiteengezet.
3. Ethische principes
   • Astra Sweets heeft zijn hoofdzetel in België, maar handelt wereldwijd. Astra Sweets respecteert daarom de geldende wetgeving in alle landen waar het actief is.
   • Alle belanghebbenden bij onze onderneming behandelen we met respect en waardigheid en we eisen datzelfde van onze leveranciers en partners.
   • Astra Sweets concurreert op een eerlijke en redelijke manieren speelt het spel volgens de regels. Onze medewerkers mogen zich niet laten meeslepen door een zakelijk streven waardoor ze de regels van eerlijke concurrentie overtreden. Zo geven wij geen smeergeld aan particulieren of regeringsfunctionarissen, gebruiken wij geen vertrouwelijke informatie van anderen om er ongepast voordeel uit te halen, wij misleiden anderen niet en brengen onze concurrenten niet in diskrediet. Van derde partijen die in de naam van Astra Sweets handelen, verwachten wij hetzelfde en wij leggen hen dus dezelfde normen op als aan onze eigen medewerkers.
   • Astra Sweets en zijn medewerkers vermijden belangenconflicten. Medewerkers moeten potentiële onverenigbaarheden vermijden, zoals bv. familiale of persoonlijke banden met leveranciers of concurrenten. Medewerkers van Astra Sweets mogen geen activiteiten ondernemen waardoor zij of anderen persoonlijk voordeel kunnen halen uit vertrouwelijke informatie met betrekking tot Astra Sweets.
   • Verder mogen medewerkers geen geldelijke voordelen of andere giften aanvaarden van leveranciers of klanten, noch deze aanbieden om daaruit voordeel te halen of een voorkeursbehandeling te genieten. Indien medewerkers dergelijke geschenken aangeboden krijgen, met uitzondering van gebruikelijke relatiegeschenken van geringe waarde, moeten zij hiervan hun direct DC lid of de plant manager op de hoogte brengen.
   • Medewerkers in een functie met een hoger risico op het vlak van ethisch handelen zoals beschreven in bovenstaande principes, worden getraind in hoe om te gaan met dergelijke risico’s.
   • Alle medewerkers kunnen terecht bij hun direct DC lid of de plant manager om een melding te maken van praktijken die ingaan tegen bovenstaande ethische principes, zonder dat zij angst moeten hebben voor sancties. Alle medewerkers worden hiervan ook ingelicht bij hun introductie, en de gegevens van de contactpersoon zijn terug te vinden aan de valven en op het intranet.Er is ook de mogelijkheid om een anonieme melding te doen via het formulier NCS dat op het bedrijfszorg systeem terug te vinden is (AFP-GUF-02).
4. Samenleving & Milieu
   • Astra Sweets zet zich in om integer en nauwkeurig te zijn in zijn communicatie met medewerkers en publiek. Medewerkers mogen geen bewust valse of misleidende verklaringen afleggen tegenover media of in publieke fora. Communicatie met de media of de financiële gemeenschap is voorbehouden voor de daartoe binnen Astra Sweets aangewezen persoon.
   • Met betrekking tot het milieu is de conformiteit met alle wettelijke en andere milieuverplichtingen een minimumeis. Wij verbinden ons verder ook tot het voorkomen van milieuverontreiniging en het verbeteren van de milieuprestaties.
   • Bij het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten worden naar vermogen de beste technische en economische verantwoorde maatregelen genomen voor de inzet van grondstoffen en energie om eventuele nadelige milieueffecten te beperken.
   • Milieuplannen worden opgesteld en continu aangepast in functie van nieuwe ontwikkelingen, opportuniteiten en als gevolg van afwijkingen. Het onderzoeken van milieu-incidenten maakt hiervan een onderdeel uit.
   • Medewerkers worden geïnstrueerd zodat zij hun rol in de milieubeheersing en procesverbetering begrijpen met het oog op het vermijden van schade aan het milieu.Belangrijke verantwoordelijkheden moeten toegewezen worden aan opgeleide medewerkers.
5. Controle & naleving van de principes
   • In het kader van de implementatie van de globale Astra-principes zullen deze principes opgenomen worden in het beleid, procedures en de activiteiten van Astra Sweets en haar gelieerde ondernemingen. Alle aan Astra gelieerde ondernemingen, alsook het management en alle medewerkers verklaren hierbij dat zij zich aan het beleid en de vooropgestelde procedures houden. Wanneer Astra een controle voorziet zullen al deze partijen zich hieraan onderwerpen.
   • Astra Sweets streeft een cultuur na waarin medewerkers zich engageren voor ethisch gedrag. Medewerkers worden aangemoedigd onethisch gedrag te melden en Astra Sweets beschermt medewerkers die zulke melding maken tegen vergelding.
   • Deze Ethische code moet de medewerkers een leidraad geven in de manier waarop ze met elkaar, met klanten, leveranciers en partners omgaan.
   • Wanneer Astra Sweets zich bewust wordt van acties of omstandigheden die in strijd zijn met deze globale bedrijfsprincipes, dan zullen die acties en omstandigheden onder de loep worden genomen en zal het management van Astra gepaste corrigerende maatregelen nemen.
6. Verwachting van Astra Sweets tegenover klanten en leveranciers

Klanten en leveranciers van Astra Sweets NV worden in kennis gesteld van dezeAstra-code of conduct waarvande 10 principes van het Global Compact van de Verenigde Naties deel uitmaken.

De 10 principes van hetUN Global Compact:

Mensenrechten

• Principe 1: bedrijven dienen binnen de grenzen van hun invloedssfeer de internationaal uitgevaardigde mensenrechten te eerbiedigen
• Principe 2: bedrijven dienen zich er steeds van te vergewissen dat zij niet medeplichtig worden aan schending van de mensenrechten

Arbeidsomstandigheden

• Principe 3: bedrijven dienen de vrijheid van vakvereniging en de effectieve erkenning van het recht op collectieve onderhandelingen te handhaven
• Principe 4: de uitbanning van iedere vorm van verplichte en gedwongen arbeid
• Principe 5: de effectieve afschaffing van kinderarbeid
• Principe 6: de bestrijding van discriminatie in arbeid en beroep

Milieu

• Principe 7: bedrijven dienen voorzorg te betrachten bij hun benadering van milieu-uitdagingen
• Principe 8: initiatieven ondernemen om een groter milieubesef te bevorderen
• Principe 9: de ontwikkeling en de verspreiding van milieuvriendelijke technologieën stimuleren

Anti-corruptie

• Principe 10: bedrijven moeten elke vorm van corruptie tegengaan, inclusief afpersing en omkoping

Policy Klokkenluiders

Inleiding

Dit document omschrijft het beleid en de procedure voor de melding van integriteitsinbreuken binnen de volledige groep Astra Sweets en is een bijlage van de ‘Code of Conduct – Globale bedrijfsprincipes (BEL-C-01/0002)’ waarmee Astra Sweets een open en integere bedrijfscultuur nastreeft.
De Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden werd omgezet in de Belgische Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
De Belgische wetgeving voorziet dat elke onderneming van de private sector met minstens 50 werknemers onder meer moet voorzien in een intern meldingskanaal voor de zogenaamde “klokkenluiders” en ervoor moet zorgen dat deze, op straffe van sancties, worden beschermd tegen represailles.
Hiervoor zet Astra Sweets een intern meldkanaal op via de HR director, die belast is met het verkrijgen en behandelen van de meldingen.
Deze procedure voor de interne melding en opvolging ervan, hierna uiteengezet, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners.
Naast deze interne meldingskanaal, kan de melder ook een externe melding bij de bevoegde autoriteiten of een openbaarmaking doen. Deze twee kanalen worden tevens hieronder uitgelegd.

Wie kan melden?

Elke persoon die bij Astra Sweets werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van Astra Sweets kan een melding doen en genieten van de bescherming die de wet hem in die zin aanbiedt.

Melders waarvan hun werkrelatie nog moet aanvangen (in het geval dat informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen) kunnen ook meldingen doen.

Wat kan je melden?

De melding heeft betrekking op informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken hierna opgesomd, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsook pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.

1) Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:

• Overheidsopdrachten;
• Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• Productveiligheid en productconformiteit;
• Veiligheid van het vervoer;
• Bescherming van het milieu;
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• Volksgezondheid;
• Consumentenbescherming;
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens,
• Beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• Bestrijding van belastingfraude;
• Sociale fraudebestrijding.

2) Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad;

3) Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Welke bescherming geniet de melder?

De hieronder beschreven meldingsprocedures zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.

1) De melder is beschermd tegen represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

De verboden represailles zijn:

1. Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. Degradatie of weigering van bevordering;
3. Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4. Het onthouden van opleiding;
5. Negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6. Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7. Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8. Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9. Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10. Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11. Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
12. Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13. Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
14. Intrekking van een licentie of vergunning;
15. Psychiatrische of medische verwijzingen.

Indien dergelijke maatregelen worden genomen, moet Astra Sweets kunnen aantonen dat de genomen maatregelen geen verband houden met de gedane melding.

2) De melder krijgt ook ondersteunende maatregelen via het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens zoals: technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning, volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, gemakkelijk toegankelijk en kosteloos, over procedures, herinneringen aan zijn rechten op vlak van persoonsgegevens, informatie over klokkenluidersbescherming en -procedures, financiële bijstand voor klokkenluiders in het kader van gerechtelijke procedures.

3) De melder krijgt beschermingsmaatregelen tegen represailles: volledige vrijstelling van aansprakelijkheid voor het melden of openbaar maken van informatie; gedeeltelijke vrijstelling van aansprakelijkheid voor het verkrijgen van of toegang tot informatie; recht op beroep in geval van represailles.

De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.

Voorwaarden voor de bescherming

De volgende voorwaarden dienen vervuld te zijn om van deze bescherming te genieten:

• De melder had gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet valt;

En

• De melding is conform de wetgeving gemaakt.

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

PROCEDURE INTERNE MELDING

Hoe kan je melden?

De meldingen moeten zo concreet mogelijk worden omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.

1) Meldingen kunnen gedaan worden door het invulformulier op de pagina Code Of Conduct op de website van Astra Sweets in te vullen via volgende link: www.astrasweets.com/code-of-conduct/ Dit kan ook anoniem gebeuren.

2) Meldingen kunnen schriftelijk via mail op het volgende mailadres: privacy@astrasweets.com, alleen toegankelijk voor de leden van de HR- of Kwaliteitsafdeling van Astra Sweets.

3) Meldingen kunnen mondeling (er wordt een gesprek ingepland) worden gedaan bij één van de leden van de Directie of HR afdeling.
Hiervoor kan de melder één van de volgende personen contacteren:
HR Director

Nadat een gesprek heeft plaatsgevonden met één van bovenstaande personen, kan hiervan, met de toestemming, een verslag worden gemaakt dat hij/zij kan controleren, corrigeren en tekenen voor goedkeuring.

4) Per post via het adres:
Astra Sweets
TAV HR director
Bleukenlaan 15
2300 Turnhout

5) Voor medewerkers tewerkgesteld bij Astra Sweets is het ook toegelaten om de melding te doen via het gekende NCS formulier dat terug te vinden is op het bedrijfszorgsysteem met documentnummer AFP-GUHF-02. Dit formulier kan afgegeven worden aan de leidinggevende of medewerkers van de HR afdeling maar kan ook anoniem in de rode HR brievenbus gedeponeerd worden (1e verdieping Bleukenlaan 18).

Bij het melden van een inbreuk is de melder vrij om al dan niet zijn identiteit de vermelden.

Ontvangstbevestiging

De melder krijgt van de juridische dienst een ontvangstbevestiging van de melding binnen 7 dagen na de melding.

Opvolging

De opvolging van de meldingen worden verricht door medewerkers van de HR afdeling, hierna meldingsbeheerders genoemd.

De meldingsbeheerder is belast met de opvolging van de melding en met het onderhouden van de communicatie met de melder. Zo nodig kan de meldingsbeheerder bijkomende informatie opvragen bij de melder.

De meldingsbeheerders controleren de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaan na of zij de gemelde inbreuk kunnen aanpakken, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, …

De beheerder is verplicht de melder feedback te geven binnen een redelijke termijn en ten laatste maximum 3 maanden na de ontvangstmelding.

Welke verantwoordelijkheid hebben de meldingsbeheerders?

• Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, zijn alle leden van Human Resources gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.
• De meldingsbeheerders zijn verplicht om de meldingen te analyseren en te onderzoeken en zijn verplicht de melder feedback te geven binnen een redelijke termijn.
• De meldingsbeheerders stellen éénmaal per jaar een anoniem jaarverslag op.
  Het bestuursorgaan ontvangt dit jaarverslag ter informatie.
• Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet-gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.
• De meldingsbeheerders zijn gehouden om de meldingen te noteren in een register. Het register beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor het onderzoek en de remediering van de melding.

De overheid voorziet ook in een extern meldkanaal. De melder kan bovendien ook via een openbaarmaking een melding doen. De procedure betreffende deze twee bijkomende meldingskanalen is hieronder uiteengezet.

PROCEDURE EXTERNE MELDING

Wat is een externe melding?

De melder kan ook aan de federale ombudsman of aan de bevoegde autoriteiten verantwoordelijk voor het toezicht op wetgeving informatie meedelen over inbreuken met betrekking tot de hierboven opgesomde gebieden.
De externe melding wordt aanbevolen in de volgende gevallen:

• Het onmogelijk is de inbreuk op efficiënte wijze te verhelpen via de interne meldingsprocedure; of
• De melder van mening is dat hij een risico op represailles loopt via de interne meldingsprocedure; of
• Het Unierecht of het nationale recht eisen dat de melder een melding uitoefent aan de bevoegde nationale autoriteiten.

Hoe kan je melden?

• Via het meldingsformulier te vinden op website www.federaalombudsman.be
• Via e-mail: integriteit@federaalombudsman.be
• De melding kan ook mondeling. De melder kan een afspraak maken via mail integriteit@federaalombudsman.be of kan bellen naar het nummer 02 289 27 04 (van maandag tot en met vrijdag van 9u tot 12u30 en van 13u tot 17u).
• Per post via het adres:
  Centrum Integriteit Federale Ombudsman
  Leuvenseweg 48 bus 6
  1000 Brussel

Welke verantwoordelijkheid heeft de federale ombudsman?

• De externe meldingen ontvangen en de ontvankelijkheid ervan onderzoeken;
• De melding overmaken aan de bevoegde autoriteiten indien deze voldoet aan de in de wet gestelde voorwaarden;
• De opvolging van de externe melding verzekeren bij afwezigheid van een bevoegde autoriteit en contact te onderhouden met de melder om desgevallend feedback te geven of om meer informatie te verzoeken;
• Het verzekeren van de bescherming bedoeld in de wet;
• De melder volledige en onafhankelijke informatie verstrekken over de bescherming die door de wet wordt geboden;
• De identiteit van de melder geheimhouden;
• Elke verwerking van de melding in overeenstemming met de GDPR garanderen;
• Meldingen noteren in een register. Het register beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten.

OPENBAARMAKING

Wat is de openbaarmaking?

De openbaarmaking is het publiek toegankelijke maken van informatie over de inbreuk.

Specifieke voorwaarden voor de bescherming:

De melder die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming krachtens de wet indien is voldaan de volgende voorwaarden:

• De melder deed eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding overeenkomstig de hierboven beschreven voorwaarden, maar er zijn geen passende maatregelen genomen binnen de wettelijke voorziene termijn;

Of

• De melder heeft gegronde redenen aan te nemen dat de inbreuk dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang;

En

• Er, wegens de bijzondere omstandigheden van de “zaak”, in geval van externe melding een risico op represailles bestaat of de inbreuk waarschijnlijk niet doeltreffend kan worden verholpen.

De bescherming is niet van toepassing op gevallen waarin de melder rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.